Stappenplan bij de opmaak van een memorandum

 

Onderstaand stappenplan bij de opmaak van een memorandum is overgenomen van de website adviesraden.be. Die website wordt beheerd door de de Wakkere Burger vzw, een onafhankelijke organisatie die de beleidsparticipatie van burgers wil versterken.

Stappenplan

Bepaal doel en deadline. Wanneer wil je klaar staan met je aanbevelingen? Je kansen op invloed stijgen als je meerdere ‘strategische ankerpunten’ kan benutten:

• Bij de opmaak van de partijprogramma’s: je moeten de belangrijkste voorstellen dan zeker klaar hebben tegen einde 2023/begin 2024.
• Bij de lokale kiescampagne: je kan dan uitpakken met jouw voorstellen tijdens een debat, een overhandigingsmoment… al dan niet samen met andere raden.
• Bij de start van de nieuwe beleidsperiode 2025-2030: je kan in gesprek gaan met de nieuwe bevoegde schepen.
• Bij de opmaak van gemeentelijke meerjarenplan in 2025: je kan tijdens eventuele participatiemomenten jouw voorstellen nog eens te benadrukken.

Betrek het netwerk van de adviesraad. Spreek de leden, de aangesloten verenigingen en eventueel andere relevante spelers aan. Geef hen een vragenlijstje mee. Wat verwachten zij van het volgende gemeentebestuur? Welke noden leven? Laat hen de toekomst dromen. Maak het memorandum alleszins niet ‘en petit comité’ !

Verzamel de nodige informatie. Naast het bevragen van de leden, bestaat er nog andere interessante informatie:

• Eerdere eigen adviezen en verslagen. Welke voorstellen werden afgewezen of nog niet gerealiseerd?
• Bestaande beleidsplannen. Welke actiepunten bleven dode letter?
• Cijfergegevens: Hoe is het gesteld met de bevolkingsevolutie, cultuurparticipatie, woningenbestand…

Organiseer een efficiënt denkmoment. Vermijd klassieke vergadervormen. Gebruik een stimulerende aanpak om de verschillende ideeën en voorstellen te inventariseren; bv. in kleine groepjes… Het einddoel van dit denk- en overlegwerk is het aanduiden van een aantal échte prioriteiten. Maak deze lijst niet lang. En mocht een belangrijk punt nog onvoldoende zijn uitgepraat of onderbouwd? Stel dan een deskundig, efficiënt werkgroepje samen dat het thema in kwestie verder uitdiept.

Zet de prioriteiten beknopt op papier . Maak er geen boek van, maak zorg wel dat ook ‘buitenstaanders’ alles goed begrijpen. Toon in de tekst duidelijk aan dat je werk hebt gemaakt van weloverwogen, onderbouwde en breed gedragen voorstellen. Het is zeker geen slecht idee om kort te vermelden: welke stappen hebben we gezet, welke werkgroepen zijn samengekomen, welke mensen hebben mee nagedacht, welke ‘deskundigen’ waren betrokken…
Geef hat memorandum ook een duidelijke structuur zodat ook een luie – sorry, gehaaste – lezer snel het ‘wat’ en ‘waarom’ van jouw voorstellen kan lezen en begrijpen:

• een korte overzicht/samenvatting van de prioriteiten
• opvallende, duidelijke tussentitels
• strategisch vetgedrukte trefwoorden
• puntsgewijze opsommingen
• korte stukjes tekst, geen lange alinea’s
• gebruik foto’s, beelden, icoontjes…

Voorbeeld van een mogelijke opbouw:

1. een voorblad of hoofding
   • met een treffende titel
   • met een duidelijke aanduiding van de ‘afzender’ van het memorandum: buurtcomité X, adviesraad Y,…
2. een beknopte inleiding over het doel van het memorandum
3. een opsomming van de prioriteiten, voorstellen, speerpunten…
   • eventueel met een kort alineaatje uitleg
   • dit is tegelijkertijd een inhoudstafel en een samenvatting
4. daarna: de verschillende voorstellen, thema’s,… met telkens
   • een korte toelichting: waarom is dit een prioritair aandachtspunt?
   • een beschrijving van de huidige situatie, met de nodige achtergrondinformatie
   • het voorstel: Welke aanpassing wil je? Welke ingrepen verwacht je van het gemeentebestuur? Wat is de doelstelling van dit voorstel?
   • een of meer constructieve oplossingen om de huidige situatie te verbeteren
   • alle zinvolle argumenten daarbij
5. een korte beschrijving van de opmaak van en de betrokkenheid bij het memorandum

Elke prioriteit of voorstel verdient wel een woordje uitleg zodat ook een ‘buitenstaander’ snel mee is met de inhoud. Nieuwe gemeenteraadsleden moeten de achtergronden ook kunnen begrijpen. Schrijf dus niet in korte eisen of slogans, maar zorg voor een duidelijke situering van elk voorstel. Wat is de achtergrond? Waarom is deze kwestie belangrijk en prioritair?

Geef ruchtbaarheid aan het memorandum. Zorg voor een ludieke actie, een beetje persaandacht, een verkiezingsdebat over de krachtlijnen… Logischerwijs worden de prioriteiten overgemaakt aan de lokale politici die het beleid vorm moeten geven. Een persoonlijke toelichting heeft hier meer impact dan alleen een mailtje.

En dat is niet alleen de bevoegde schepen of het college. Adviesraden bezorgen hun adviezen en voorstellen ook aan alle fracties in de gemeenteraad. Dat is een hefboom tot invloed. Een gemeenteraadslid puurt uit een memorandum misschien een kritische vraag aan het college.

Breng het memorandum in de aandacht bij de meerjarenplanning.  Nodig jezelf uit voor inspraak bij de opmaak van het gemeentelijke meerjarenplanning in het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode. Wacht niet af tot 6 jaar beleid wordt uitgetekend zonder jou. Neem snel contact op met de nieuwe beleidsmakers.

Volg de uitvoering van het meerjarenplan op. Worden de punten uit jouw memorandum gerealiseerd? Welke punten zijn na 6 jaar nog niet aangepakt? Wat kan beter?

… want die opmerkingen vormen de basis voor een volgend memorandum!

Op 12 december 2023 om 19u30 presenteert de Wakkere Burger dat stappenplan op een online infomoment: na de presentatie van het stappenplan en van een aantal concrete tips, is er er ook ruimte voor een vraag-en-antwoord. Wil je ermee aan de slag, maar weet je niet goed hoe of heb je nog vragen? Schrijf je dan snel in voor het infomoment via deze link. 

Bron

De Wakkere Burger. (z.d.). Memorandum. Geraadpleegd op 6 november 2023 via https://adviesraden.be/memorandum/

Tip

Bekijk de 30 aanbevelingen voor een lokaal leeftijdsvriendelijk beleid die het initiatief Stem Ervaren formuleerde. Deze kunnen dienen als een basis voor het memorandum, aangevuld met lokale klemtonen.